04.09.2014

Про затвердження Регламенту центру надання адміністративних послуг Балтської районної державної адміністрації Одеської області

 

 

 

                                                                                            УКРАЇНА

Балтська районна державна адміністрація Одеської області

 

                                                                            ПРОЕКТ РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

 

    __________                                                                                              №        /А-2014 

 

 

 

Про затвердження Регламенту центру

надання адміністративних послуг

Балтської районної державної

адміністрації Одеської області

 

 

          Відповідно до статей 6, 41 Закону України  „Про місцеві державні адміністрації”, частини десятої  статті 12 Закону України „Про адміністративні послуги”,  Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», Указу Президента України від 03 липня 2009 року № 508/2009 «Про заходи із забезпечення додержання прав фізичних та юридичних осіб щодо одержання адміністративних (державних) послуг», постанови Кабінету Міністрів України від 24 квітня 2013 року № 309 «Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких постанов Кабінету Міністрів України з питань надання адміністративних послуг», постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2010 року № 915 «Деякі питання надання адміністративних послуг» та постанови Кабінету Міністрів України від 1 серпня 2013 року № 588 «Про затвердження Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг», з метою визначення організаційно-процедурних питань діяльності центру надання адміністративних послуг Балтської районної державної адміністрації.

 

         1. Затвердити Регламент центру надання адміністративних послуг Балтської районної державної адміністрації Одеської області (додається).

 2. Відділу  комунікацій з громадськістю апарату Балтської районної державної адміністрації (Чорний Р.Ф.) забезпечити оприлюднення цього розпорядження в районних засобах масової інформації та на офіційному веб – сайті  районної державної адміністрації в розділі «Регуляторна політика»

 

        3. Це розпорядження набирає чинності з з дня його офіційного опублікування.

 

        4.  Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

 

 

В. о. голови районної

державної адміністрації                                                        О.В. Нечипорук

 

 

                                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                    розпорядження  в.о.голови

                                                                    районної державної адміністрації 

 

                                                                  _____2014 року №_____/А-2014

 

 

 

 

 

РЕГЛАМЕНТ

центру надання адміністративних послуг

Балтської  районної державної адміністрації

Одеської області

 

І. Загальні положення

 

         1. Регламент центру надання адміністративних послуг (далі – Регламент) визначає  порядок організації роботи центру надання адміністративних послуг (далі – центр) порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

            2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в  Законі України «Про адміністративні послуги».

            3. Надання адміністративних послуг у центрі здійснм таких принципів:

1)                 верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

2)                 стабільності;

3)                 рівності перед законом;

4)                 відкритості та прозорості;

5)                 доступності інформації про надання адміністративних послуг;

6)                 оперативності та своєчасності;

7)                 захищеності персональних даних;

8)                 раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

9)                 неупередженості і справедливості суб’єктів надання адміністративних послуг та працівників відділу;

10)             доступності та зручності організації надання послуг для суб’єктів звернень.

4. Центр у своїй діяльності керуються Конституцією та  законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, Положенням про центр та Регламентом центру.

 

ІІ.Вимоги до приміщення, в якому  розміщується центр та 

розміщення інформації

 

  1. Центр  розміщений в  центральній частині міста за адресою вул.

Ломоносова, 47 б,  м. Балта  Одеської області в зручному для субєктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.

             При вході до приміщення  розміщується інформаційна вивіска з  найменуванням центру та графіком його роботи.

               Вхід облаштований пандусом для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

            На прилеглій до центру території передбачене місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення.

            Графік роботи центру  затверджується розпорядженням голови районної державної адміністрації, відповідно до вимог чинного трудового законодавства, з урахуванням вимог Закону України «Про адміністративні послуги».

           Робочі дні:

Понеділок  -   з  8.00  до  17.15 годин;

Вівторок     -   з  8.00  до  17.15 годин;

Середа        -   з  8.00  до  20.00 годин;

Четвер        -   з  8.00  до  20.00  годин;

П’ятниця    -   з  8.00  до  16.00  годин;

Субота         -  з  9.00  до  16.00 годин;

Вихідний    -  неділя.

Прийом суб’єктів звернень не проводиться у святкові та неробочі дні.  

Час прийому суб’єктів звернень може бути змінено за розпорядженням голови районної державної адміністрації.

З метою здійснення контролю за раціональним використанням робочого часу, час приходу та закінчення роботи фіксується в відповідному журналі та посвідчується підписом посадової особи. Журнал знаходиться в керівника центру.

            Графік роботи представників суб’єктів надання адміністративних послуг у центрі розробляється та затверджується керівниками відповідних адміністративних органів, з урахуванням пропозицій керівника центру, та погоджується з головою районної державної адміністрації.

          Зміни до зазначеного графіку вносяться у такому ж порядку.

 

  1. Приміщення центру поділяється на відкриту та закриту частини.У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками центру.

            Відкрита частина включає:

            сектор прийому;

            сектор інформування;

            сектор очікування;

            сектор обслуговування.

            Відкрита частина розміщена на першому поверсі будівлі.

            Закрита частина призначена  для опрацювання документів, кореспонденції , надання консультацій з використання телефонного зв’язку, а також збереження документів, справ, журналів обліку  реєстрації, розміщення архіву.

  Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернення забороняється.

  Закрита частина  також розміщена на першому поверсі будівлі.

 

  1. Сектор прийому облаштованийпри вході до приміщення центру. У

ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи центру. У секторі прийому розміщені інформаційні стенди, зокрема закони України, постанови Кабінети Міністрів України, Положення про центру, графік роботи  центру, інформація про найближчі банківські та нотаріальні установи.

  1. Сектор інформування облаштований з метою ознайомлення  суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.           У  секторі інформування розміщені інформаційні стенди, що містять актуальну, необхідну для одержання адміністративних послуг інформацію. Сектор інформування облаштований столами, стільцями, канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.
  2. Сектор очікування розміщений разом з сектором інформування, облаштований стільцями, тощо.
  3. Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць.

         7. У приміщенні центру на інформаційних стендах, інформаційних терміналах (в разі наявності) та на офіційному веб-сайті Балтської районної державної адміністрації розміщується інформація:

1)                 найменування центру, його адреса та поштовий індекс, номери телефонів для довідок, факс, адрес веб-сайту, електронної пошти;

2)                 графік роботи центру (прийомні дні та години, вихідні дні);

3)                 перелік адміністративних послуг, які надаються через центр та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

4)                 бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

5)                 банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

6)                 відомості про супутні послуги, які надаються в приміщенні центру;

7)                 прізвище, ім’я, по батькові керівника центру та адміністраторів, контактні телефони, адреса електронної пошти;

            8.  У центрі може розміщуватись також інша інформація, за рішенням керівника центру, зокрема, щодо:

1)                 строків надання адміністративних послуг;

2)                 користування інформаційними терміналами (у разі їх наявності);

3)                 користування електронною системою керування чергою (у разі її наявності);

4)                 Положення про центр;

5)                 Регламент центру та інше.

            9.       Перелік адміністративних послуг, які надаються через центр, повинен розміщуватись у доступному та зручному для суб’єктів звернень місці. Адміністративні послуги у переліку групуються за суб’єктами надання адміністративних послуг.

 В центру також можуть надаватися інші послуги.

            10. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах або стелажах у вільному доступі у зоні очікування або видаються працівниками центру  суб’єкту звернення.

            11. Відділ з питань комунікацій з громадськістю апарату районної державної адміністрації забезпечує роботу окремої сторінки на офіційному веб-сайті Балтської районної державної адміністрації, де розміщується інформація, зазначена у цьому розділі Регламенту.

            12.  Інформація, яка розміщується у приміщенні та інформаційних ресурсах центру, повинна бути актуальною й повною. Інформація, подана на офіційну веб-сторінку в центрі, має бути зручною для пошуку та копіювання. Начальник центру визначає працівника, відповідального за оновлення інформації на інформаційних ресурсах.

            13.  Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної у цьому розділі Регламенту, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів інших необхідних матеріалів на стендах, а також інформування іншими способами, які є для них зручними.

14.  Суб’єктам звернення, які звернулися за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку) забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг центру в спосіб аналогічний до способу звернення.

 

 

 

 

 

ІІІ. Структура центру надання адміністративних послуг 

Балтської районної державної адміністрації

 

            1. До роботи у центрі надання адміністративних послуг залучаються уповноважені представники суб’єктів надання адміністративних послуг. Перелік суб’єктів надання адміністративних послуг, що співпрацюють з центром  надання адміністративних послуг затверджуються розпорядженням голови районної державної адміністрації.

           2. Організація та координація роботи центру покладається на керівника відділу – посадову особу районної державної адміністрації, яка організовує  та відповідає за роботу центру надання адміністративних  послуг. Керівник відділу призначається на посаду та звільняється з посади головою районної державної адміністрації.

3. З метою забезпечення прозорості та доступності до порядку надання адміністративних послуг суб’єктом надання цих послуг на кожну  послугу, яку він надає відповідно до закону, затверджуються інформаційна та технологічна картки надання адміністративних послуг.

 

ІV. Інформаційні та технологічні картки адміністративних послуг

 

          1. Інформаційнакартка адміністративної послуги – документ, у якому міститься інформація про адміністративну послугу для суб’єкта звернення.

           2. Технологічна картка адміністративної послуги містить інформацію про порядок надання адміністративної  послуги.

          3.Копії інформаційних, технологічних карток надання адміністративних послуг знаходяться в центрі надання адміністративних послуг та є відкритими для доступу суб’єктів звернення.

4. Інформаційні і технологічні картки розробляються та затверджуються суб’єктами надання адміністративних послуг відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги» та до вимог щодо підготовки технологічної картки адміністративної послуги, що затверджуються Кабінетом Міністрів України, а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг.   

 5.Балтська районна державна адміністрація, а також керівник центру, можуть вносити суб’єкту надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).

 6.  У разі внесення змін до законодавства щодо надання певної адміністративної послуги, суб’єкт надання відповідної адміністративної послуги своєчасно інформує про це районну державну адміністрацію та керівника центру, готує відповідні зміни до інформаційних та/або технологічних карток згідно з вимогами законодавства та цього Регламенту.

 

V. Керування чергою в центрі

 

          1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у центрі вживаються заходи для запобігання утворення черги, у разі її утворення – керування чергою.

          2. У разі запровадження системи електронного керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором зобов’язаний зареєструватись за допомогою терміналу в електронній системі керування чергою (в разі наявності), отримати відповідний номер в черзі та очікувати на прийом. Система електронного керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням прізвища та імені особи).

            3. У центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернень на прийом до адміністратора на певну визначену дату (день) та час. 

            4. Прийом суб’єктів звернень, які зареєструвались за допомогою попереднього запису, здійснюється у визначені керівником центру години.

5.  Центр може використовувати інші інструменти керування чергою, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернень.

 

VІ.Прийняття заяви та інших документів у центрі.

 

         1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в центрі.

         2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально – технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами , та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».

3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у центрі особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або в передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

4. У разі коли вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

5. Адміністратор центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення  в заповненні бланка заяви.

6. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

         7. Адміністратор центру  складає  опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.

           8.  Суб’єктові  звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа)  адміністратора центру, а також відмітки про дату та час його складання. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи.

 9.  Адміністратор центру під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги,  а також  спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.

10. Адміністратор центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації.  Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.

11.  У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятий для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку.

12. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор центру формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.

13.  Інформацію про вчинені дії адміністратор центру вносить до листа про проходження справи. Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.

 

VІІ.Опрацювання справи  (вхідного пакета документів)

 

          1. Після вчинення дій, передбачених розділом VI цього Регламенту, адміністратор центру зобов’язаний не пізніше наступного робочого дня,  надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставлянням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.

            2.Передача справ у паперовій формі від центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється в порядку, визначеному  органом, що утворив центр, але не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом доставки працівником центру.

              3. Після отримання справи суб’єкт наданняадміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням  дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.

             4.Виконавець зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.

             5. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника центру.

6. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

 - своєчасно інформувати центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийняті рішення, а також інші проблеми, що виникають при розгляді справи;

- надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора центру про хід розгляду справи.

                7. У разі виявлення факту (фактів) порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор центру зобов’язаний невідкладно інформувати про це керівника центру.

 

VІІІ.Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

 

             1. Суб’єкт надання адміністративних послуг невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до відділу, про що зазначається у листі про проходження справи.

              2. Адміністратор центру у день надходження результату надання адміністративної послуги здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.

            3. Адміністратор центру не пізніше наступного робочого дня після отримання результату надання адміністративної послуги, повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у зазначений в описі суб’єктом звернення спосіб.

            4. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку, в тому числі його уповноваженому представникові,  при пред’явленні документа, який посвідчує особу та документа, який підтверджує повноваження представника, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший зручний для суб’єкта звернення спосіб.

            Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зберігається в матеріалах справи.

            5. У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для себе способу отримання результату надання адміністративної послуги або його неотримання в центрі протягом двох місяців – результат надання адміністративної послуги надсилається суб’єкту звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та відсутності іншої контактної інформації – результат надання адміністративної послуги зберігається протягом тримісячного терміну у відділі, а потім передається для архівного зберігання.

            6. У випадку, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор центру реєструє інформацію про результат розгляду справи у журналі, негайно формує вихідний пакет документів у справі та передає його суб’єктові звернення.

            7.Факт отримання результату надання адміністративної послуги підтверджується підписом суб’єкта звернення (при особистому отриманні), або отримання повідомлення про вручення (у випадку направлення поштою). Інформація про дату отримання результату надання адміністративної послуги  суб’єктом звернення фіксується у центрі у паперовій та/або електронній формі.

            8. Відповідальність за несвоєчасне та належне надання адміністративної послуги несуть суб’єкти надання адміністративної послуги, та в межах своїх повноважень адміністратори і керівник центру.

            9.  Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій та/або електронній формі, зокрема заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші документи, визначені районною державною адміністрацією зберігається у центрі.

            Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

 

 


Начальник відділу надання

адміністративних послуг Балтської

районної державної адміністрації                                                     Р.І. Цуркаль

02.07.2014р.