02.03.2014

Відомості про архів

 

Відомості про архів

 

Архівний відділ Балтської районної державної адміністрації Одеської області
66100 , м.Балта, вул. Вишнева, 32
Тел. (04866) 2-15-40

e-mail: balta.arhiv@gmail.com 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Розпорядження голови Балтської районної державної адміністрації

Одеської області  

                                                                                              від 06.07.2018 року

                                                                                              № 324/А-2018

 

 

ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВНИЙ ВІДДІЛ 

 

1. Загальні положення

 1.1. Архівний відділ Балтської районної державної адміністрації Одеської області (далі – архівний відділ) утворюється та підпорядкований голові районної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Одеської області.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про державну службу», «Про запобігання корупції», «Про місцеві державні адміністрації», «Про звернення громадян», «Про захист персональних даних», «Про доступ до публічної інформації», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами міністерства юстиції України, Державної архівної служби України, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, а також цим Положенням.

1.3. Архівний відділ має печатку із своїм найменуванням, власні бланки.

 

2. Основні завдання

 

Основними завданнями архівного відділу є:

реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, у питаннях архівної справи і діловодства;

внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

здійснення контролю за діяльністю служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

підготовка проектів нормативно-правових актів, які подаються на затвердження голові Балтської районної державної адміністрації Одеської області;

підготовка самостійно або разом з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації інформаційних та аналітичних матеріалів для подання голові райдержадміністрації;

забезпечення здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

розгляд в установленому законодавством порядку звернень громадян;

опрацювання запитів і звернень депутатів Верховної Ради України та депутатів місцевих рад;

забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є архівний відділ;

дотримання вимог законодавства з охорони праці та пожежної безпеки;

забезпечення захисту персональних даних;

здійснення інших передбачених законодавством повноважень.

 

3. Функції

 

Архівний відділ відповідно до своїх повноважень виконує такі функції:

складання і за погодженням з Державним архівом Одеської області подання для затвердження в установленому порядку планів розвитку архівної справи в районі, забезпечення їх виконання;

забезпечення зберігання, обліку і охорони:

- документів Національного архівного фонду, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від  форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють  (діяли) на території району;

- облікових документів і довідкового апарату до них;

організація роботи, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

проведення в установленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

інформування Державного архіву Одеської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий;

ведення обліку юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

подання на затвердження Державному архіву Одеської області списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

перевірка роботи архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

надання консультаційно-методичної допомоги в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду;

ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подання належних відомостей про ці документи Державному архіву Одеської області;

надання методичної допомоги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

передавання Державному архіву Одеської області у визначені ним строки документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання;

створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду;

надання архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задоволення запитів фізичних і юридичних осіб, забезпечення у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб доручення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи архівних установ;

для проведення експертизи цінності документів відділ утворює експертну комісію відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року №1004 «Про проведення експертизи цінності документів».

 

4. Права

 Архівний відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та їх посадових осіб інформацію, документи і  матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів райдержадміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);

вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи райдержадміністрації у сфері архівної справи та діловодства;

користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій та іншими технічними засобами;

скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;

вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають  внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників діловодних служб, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян, громадських спілок з  правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

 

5. Взаємодія з іншими суб’єктами

 Архівний відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

 

6. Керівництво

 6.1. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату райдержадміністрації відповідно до вимог, встановлених законодавством України. На посаду начальника архівного відділу призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом України «Про державну службу».

6.2. Начальник відділу:

здійснює керівництво архівним відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

подає на затвердження голові райдержадміністрації положення про архівний відділ та посадову інструкцію начальника відділу;

планує роботу архівного відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації;

вживає заходи щодо удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

звітує перед головою райдержадміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва райдержадміністрації;

проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень архівного відділу;

забезпечує дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

здійснює інші повноваження, визначені законом.